Van één groot spreadsheet naar een eigen ERP.
Voor Lux Visual Storytellers- Locatie
- Brugge
- Team
- 50 tot 100 medewerkers
- Gebouwd met
- Airtable · Retool · Glide · n8n
- Website
- Website
De vraag
De planning, facturatie en opvolging zaten in één spreadsheet waarin iedereen tegelijk werkte. De planning kwam vaak te laat, facturen vertrokken soms voor het werk klaar was, en als een freelancer vertrok moest het team de planning in allerijl herbouwen.
Wat we bouwden
We splitsten het spreadsheet op in gekoppelde tabellen, bouwden er een scherm per taak op en eigen tools voor de grootste knelpunten. Terugkerend handwerk loopt nu via automatisaties. Vandaag draaien er bij Lux ±45 interne apps en 38 workflows.
Een scherm per taak
Het spreadsheet werd opgesplitst in pagina's per werkproces. Iedereen ziet alleen de gegevens die bij zijn taak horen.
Planningstool
Planners zien welke fotografen en filmers beschikbaar zijn. De tool stelt per event de best passende freelancers voor op basis van locatie, ervaring en beschikbaarheid.
Freelancerportaal
Fotografen en filmers zien hun volgende shoots, briefings en locaties, en bevestigen hun beschikbaarheid in de app.
Automatisaties
Workflows in n8n sturen bevestigingen en herinneringen en maken voor elk nieuw project de juiste Dropbox-mappen aan.
Dashboard
Projectstatus, inzet van freelancers en omzet in één overzicht, zonder rapporten met de hand samen te stellen.
